Primero definamos a grandes rasgos que son los materiales: los recursos físicos que intervienen en un proceso productivo (por ejemplo, en una fábrica de muebles, la madera).
El circuito comienza con la compra de los mismos y luego su almacenamiento. El circuito de compras a modo de modelo (es una simplificación de la realidad a efectos de la explicaciónn, dado que hay más matices) sería:
1_ En el almacén, tras realizar el control de stock, se detecta la necesidad de comprar.
2_ El sector almacén envía el parte interno al sector de compras informando al respecto.
3_ Compras pide 3 presupuestos a proveedores y selecciona uno.
4_ El sector de compras emite una orden de compra y la envía al proveedor elegido, a la vez que envía una copia de la misma al sector de recepción posterior de la compra.
5_ El proveedor envía la mercadería a la empresa con el remito (comprobante de uso obligatorio que detalla la cantidad y descripción de lo enviado).
6_ En recepción (puede ser en la misma fábrica) se controla que:
. El remito coincida con: la mercadería, la orden de compra tanto en cantidad como en cuanto al tipo. La calidad también debe controlarse (que por ejemplo no haya algo con fallas, roto, etc). Puede ser necesario pesar en este contro con determinadas balanzas específicas.
Quien reciba deberá firmar el remito dando validez al control realizado. Luego deberá enviar una copia de dicho remito al sector pagos, a efectos de que el mismo lo adjunte a la factura de compra enviada por el proveedor y proceda a confeccionar el pago.
7_ Post recepción, la mercadería irá a los depósitos/almacenes de la empresa.
Ahora bien, en el paso 1, cuándo el almacén realizará la solicitud de materiales?
Hay dos variables importantes a considerar: el consumo diario y el plazo de entrega de los proveedores.
Si por ejemplo necesito en el proceso de fabricación 3 unidades diarias de un determinado recurso y se que el proveedor por la experiencia en el trato con el mismo tarda 4 días en entregar, cuando en el stock queden 12 unidades habría que realizar la solicitud (a esto se lo denomina punto de repedido). Es el stock mínimo primario con el cual se debe contar, dado que esas 12 unidades nos alcanzarían para los 4 días que demoraremos en recibir la entrega.
También está el stock de seguridad primaria: Si bien se suelen usar 3 unidades y el proveedor suele tardar 4 días, una vez se utilizaron 4 unidades abte un pedido especial y en una ocasión el proveedor tardó 6 días en vez de 4. En este caso puntual, el punto de repedido es de 24 unidades (4 por días x 6 días para realizar la entrega).
Tanto el stock mínimo primario como el de seguridad primaria son los extremos, por lo cual el almacén debería controlar cuando el stock se encuentre entre ambos para realizar la solicitud y reponer.
¿Cómo decidir cuándo pedir materiales? volcarse más hacia uno u otro extremo, o incluso un término medio, no está ni bien ni mal, simplementé será un tema de decisión consideranto la situación en particular y también el marco general. Si por ejemplo se quiere estar más tranquilo de poder cumplir con nuestros clientes o si hay incertidumbre en cuanto al funcionamiento de las rutas y el proveedor se encuentra lejos, se podría optar por el punto de repedido del stock de seguridad primaria, optando por una posición más conservadora.